大型会议接待流程

发布时间：2018-12-30 [返回]

厦门子海会议服务有限公司｜福州凯立会议会展公司

厦门会议服务说明大型会议接待程序

在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作：

1、及时与会务方负责人进行联络清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否
有重要嘉宾参加等）
及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；


2、若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

3、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，
应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客
房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应告知餐饮部、房务部预留场地及房间。

4、签订会议协议，收取会议押金当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金；

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门
,并保存该次会议的档案；

6、会议接待发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程；

7、会议结账会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助；

8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情；

9、会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；

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